Kanban und Scrum: Auf dem Weg zum perfekten Projekt.

Wenn es um Projektmanagement geht, gilt nicht nur in der Softwareentwicklung: Das Wasserfallmodell hat so gut wie ausgedient. Denn der Charakter und die Komplexität von Marketing-Projekten haben sich stark verändert, Flexibilität ist wichtiger denn je. Gerade in der Online-Welt müssen Marken heute agil sein. Moderne, agile Projektmanagement-Methoden, die von ausgereiften Software-Tools unterstützt werden, versprechen mehr Effizienz, Transparenz und optimale Prozesse. Die Grundidee ist einfach: Die Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels oder fürs Entstehen eines hochwertigen Produkts – zum Beispiel einer Software – erfüllt werden müssen, werden auf kleine Einheiten heruntergebrochen.

Bei LässingMüller arbeiten wir deshalb nach den Prinzipien von Kanban und Scrum – zwei Methoden, die viel gemeinsam haben. Zum Beispiel dass sie eine agile Entwicklung ermöglichen, und das bei höchstmöglicher Transparenz für alle Projektbeteiligten, einschließlich der Stakeholder. Das Herzstück von Kanban in der Software-Entwicklung ist eine Art strukturierte To-Do-Liste mit drei oder mehr Spalten: z.B. „Aufgabe“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Je nach Fortschritt wandern die Einzelaufgaben, „Tickets“ genannt oder in analogen Zeiten Post-its, von einer Spalte in die nächste. Das klingt simpel, erleichtert aber gerade bei, sagen wir, 100 Einzeltasks eines Projektabschnitts die Übersicht erheblich.

Transparenz für alle.

Hinzu kommt, dass eine verlässliche Kapazitätsplanung möglich wird. Weitere Vorteile liegen auf der Hand: Jeder, der am Projekt beteiligt ist, kann sich laufend über den aktuellen Stand des Projekts informieren. So ist ein laufender Soll-Ist-Vergleich mühelos möglich. Und da wir bei LässingMüller nicht „analog“ mit einer Wandtafel und bunten Klebezetteln arbeiten, sondern mit einem speziellen browserbasierten Software-Tool, hat nicht nur das interne Projektteam Einblick, sondern zum Beispiel auch externe Mitarbeiter. Sogar der Kunde kann den Projektfortschritt von außen permanent nachvollziehen und den Entwicklungsprozess aus der Nähe begleiten oder auch mitgestalten.

Während wir Kanban vor allem bei weniger komplexen Projekten mit einer überschaubaren Anzahl von Einzelaufgaben anwenden, kommt bei aufwändigeren Entwicklungen wie im Software-Engineering, bei E-Commerce-Projekten oder komplexen Websites meist Scrum zum Einsatz. Das Ziel von Scrum ist es, auch hochwertige Produkte schnell und kostengünstig entsprechend einer bestimmten Zielvorstellung zu erstellen. Das Besondere daran: Produktanforderungen und Vorgehen sind bei Projektbeginn nicht unverrückbar festgelegt (wie es z.B. beim Wasserfallmodell der Fall ist), sondern können durch Iterationen laufend im Sinne der besten Produktqualität detailliert und angepasst werden. Dabei binden wir auch unsere Kunden ein, die dadurch in den Entwicklungsprozess einbezogen werden – von der Schätzung der Zeitaufwände bis zur Bewertung von (Zwischen-)Ergebnissen.

So funktioniert Scrum.

Vereinfacht gesagt, stellen wir bei Scrum am Projektbeginn zunächst alle gewünschten Produkteigenschaften zusammen, die zu diesem Zeitpunkt bereits klar sind – so entsteht die „User Story“:  Was soll das Produkt können, wie soll es aussehen, wie soll es sich anfühlen, welches Erlebnis, welcher Mehrwert und welcher Nutzen sollen entstehen? Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Aktivitäten nötig sind, um dies zu erreichen; das Ergebnis ist der „Product Backlog“. Jetzt definieren wir die Aufgabenblöcke, die „Sprints“, und halten diese im Detailplan, dem „Sprint Backlog“ fest. Am Ende jedes Sprints steht ein fertiges Teilprodukt, das an den Kunden ausgeliefert werden kann: ein „potentially shippable product“, wie es in der Scrum-Terminologie heißt.

Ist ein Sprint abgeschlossen, überprüfen wir Produkt, Anforderungen und Vorgehen im „Sprint Review“, um sie im nächsten Sprint weiterzuentwickeln. So lassen sich bei Bedarf Tasks umpriorisieren oder neue aufnehmen. Denn fehlen Anforderungen im Product Backlog oder waren diese unzureichend formuliert, lässt sich das im Sprint Review leicht ermitteln und korrigieren – genau das macht Scrum so agil. Eine wichtige Grundregel für Sprints: Während eines Sprints finden keine Änderungen oder Erweiterungen an den im Sprint zu bearbeitenden Arbeitspaketen statt.

Von Scrum profitieren alle.

Auch bei Scrum arbeiten wir mit einem speziell dafür entwickelten Tool – übrigens dem gleichen wie beim reinen Kanban-Verfahren: „Jira“. Ähnlich einer Kanban-Tafel kommt hier neben anderen Instrumenten ein digitales Taskboard zum Einsatz, auf dem sich die Arbeitspakete und Einzeltasks automatisiert visualisieren lassen. Die erledigten Aufgaben im Verhältnis zur definierten Zeitvorgabe stellt das Tool in so genannten „Burn-Down-Diagrammen“ dar.

Unsere Erfahrung zeigt, dass von Kanban und Scrum alle Beteiligten profitieren. Unser Team, weil durch Sprints die Projektarbeit konzentrierter und dadurch effizienter, aber auch schneller wird. Gibt es Lücken oder Fehler bei den Anforderungen, kann das Team sie dank Sprint Reviews schneller erkennen und beseitigen. Dadurch profitiert auch das Produkt, dessen Qualität potenziell steigt, während die Entwicklungsdauer in der Regel kürzer ist.

Und auch der Kunde profitiert, weil er stärker eingebunden ist und sich über den Stand des Projekts fortlaufend informieren kann. Zugleich behält er die Kontrolle über die Kosten, weil er zum Beispiel nach jedem Sprint entscheiden kann, wie viele Produktmerkmale noch ins Budget passen. Eine Lösung, die für Kunde und Agentur meist vorteilhafter ist als ein Fixpreis, der später aufgrund ungeplanter Änderungen oder Erweiterungen in vielen Fällen nach oben korrigiert werden muss.

Wir sagen Ihnen gerne mehr über unsere Art des Projektmanagements. Gerne beraten wir Sie auch zu den unterschiedlichen agilen Projektmanagement-Methoden. Sprechen Sie uns einfach darauf an.